無紙化會議系統作為互聯網新型會議模式，已經在全國各地，乃至政府機關和公司企業得到重視。無紙化會議系統依托智能互聯網、通過網絡通信技術，實現音頻技術、視頻技術、通訊技術、軟件技術的實時傳輸。目前，無紙化會議系統在企業發展中起著非常重要的作用。
開會效率低：舉辦一次會議，會務人員不得不進行大量前期準備和協調工作。如：協調會議室使用、制作參會人員桌牌、收集和準備會議資料、印刷會議資料、制作選票、統計選票、統計到會情況、收集過程文檔、防止敏感會議資料丟失等。上述工作一個人難以完成，需要多人投入大量的精力，可能由于疏忽，造成會議的組織不圓滿。
會中操作繁瑣：由于采用紙質的會議資料，參會人員需要大量的精力才能定位到自己關心的章節或內容，有時還可能出現遺漏；由于缺乏豐富的多媒體和圖文表現形式，會議過程枯燥，尤其對于較復雜的議題參會人員難以迅速理解和把握其核心思想；多人匯報時，為了使用投影儀，頻繁換座位，導致會場局面混亂。
應變能力差：會議時參會人員發生變化，將無法提供相應的紙質桌牌；如果會議資料在會前幾分鐘或會議中才收集準備完畢，將不可能進行大量印刷，影響會議質量；
表現形式單一：會議內容以紙質資料為主，缺乏必要的多媒體或音視頻表現形式，使得會議過程枯燥，影響會議的預期目標。宣傳、教育或學習類型的會議，如能配合一定的紀錄片、原理演示動畫等，將起到事半功倍的效果。
資源浪費嚴重：傳統會議需要大量的紙張開銷，而絕大部分的紙質會議資料，會后就沒有任何用處，造成了巨大的資源浪費。目前，我國乃至全球，各種資源越來越匱乏，節約資源、保護環境，已經成為當前的迫切任務。
安全保密隱患：會議內容涉及到國家秘密或商業秘密時，對會議資料的控制非常重要，傳統會議采用紙質會議資料，很容易發生丟失現象，難以保證會議資料的安全。
節約、環保：節能環保、綠色發展是一個永恒的主題；從某種意義上說，綠水青山就是金山銀山"，無紙化會議系統是可以把紙質文檔轉化成電子文檔，節約會議紙張，是對環境的保護，更是一種的社會責任。
節省、高效：相對與傳統的紙質媒介，無紙化會議系統是一種智能會議系統，它具有會議簽到、文件共享、會議交流、視頻交互、投票表決、資料保存等會務功能，不但可以優化會議效率，提高會議質量，而且還能節省大量時間和人力成本。
安全、保密：安全是任何會議都需要關注的重點。無紙化會議系統的會議文件安全保密性極高，相對于傳統的質會議，無紙化會議可以防止保密文件被與會者偷偷帶走。無紙化會議系統可以設置會議為保密會議，會后相關文件和記錄可以自動清除。
簡單、易用：隨著科技的發展，信息化的普及，在功能實現的基礎上，還需要考慮的是產品的易用性。人性化的設計可以大大的降低對于使用者的要求，提高無紙化會議系統實用性。
從某種角度看來前期無紙化會議的成本比傳統會議模式的成本要高，但是后期考慮到節約紙張、保護環境，優化會議效率，提高會議質量，而且還能節省大量時間和人力成本，以及安全性等方面，一套無紙化會議設備絕對物超所值。
無紙化會議模式正在顛覆傳統會議模式，它能夠解決其所存在的弊病，而且能夠提升會議效率、降低會議成本，無紙化會議越來越受到企業以及會議組織者的關注。
每開一飲會，收一堆材料，看一遍就擱下 這是不少人的開會經歷，目前，這種情況正隨著無紙化會議系統的推廣應用而逐漸消失，現在開會不再分發紙質資料，而是通過智能觸控終端閱讀資料、查閱文件、視頻交互等進行高效、節能、環保的開會。
據悉，2012年度南京市政協主席會、常委會印刷費用約為7萬元，十三屆一次全體會議印刷費用約為36萬元，錄制會議參考權料光盤等約為10萬元，全年會務印刷總費用約為53萬元。開發建設電子會務系統全套硬件價格為50萬元。如使用4年，可節約印刷費用約150萬元。"通過智能觸控終端閱讀資料、查閱文件更方便，開會節奏也快了。"據了解，自從采用無紙化會議系統后，會議準備時間大大縮短，同時也使議程更流暢緊湊，會議效率提高。
無紙化會議是發展低碳經濟的必然要求，是高端會議的發展趨勢，推動形成綠色低碳循環發展新方式勢在必行。
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